根據Frost＆Sullivan調查公司預計，到了2022年，百分之七十以上的視頻會議將會在小型的會議室中進行，Frost＆Sullivan調查公司稱，全球有超過3200萬個會議室，隨著業務人員采用非例行會議的概念，技術經理必須繼續探索怎樣推出和更新這些設施，以達到最佳的采用跟投資回報；

　　實現這一目標的最佳方法之一是深入了解空間的使用時間以及使用方式，到底是由誰來使用，房間分析跟預定功能不僅能夠幫助用戶找到可用的會議空間，還能夠為技術經理提供有價值的信息，從而影響未來的購買決定，用戶能夠通過在房間外面安裝某一些特殊的面板來隨時了解這些房間的信息，在面板上面能夠找到可用的房間，查看多長的時間才能夠進行使用然后到現場直接預訂，這個功能讓技術經理知道房間預訂的頻率以及在特定區域有哪些房間已經被預訂，預訂功能已經擴展到共用辦公桌，他們幫助人們從是滴進入當地，他們走進辦公室時找到并且預訂一張桌子，一些組織開始為他們的會議空間或至少其中一部分配備先進的協作系統，這不僅僅是房間內的簡單顯示，而是實際的協作平臺允許人們跟房間內以及房間外的人進行互動，為需要的專業人員提供更加直接的協作功能，當然不是在所有的小型會議室中都有，而是在那些設備的特定空間當中，大型會議室將不再取代這些小型的會議室，所以，技術開始滲透到他們當中；

　　房間分析能夠深入的了解空間的使用以及時間和使用的方式，這是了解未來怎樣更新空間的重要消息，在為這些空間裝備設備的時候，技術經理應該優先考慮將遠程會議參與者考慮在內的音頻系統，關乎會議成功與否的重要因素是音頻，您能夠擁有精心設計的會議跟協作工具，但是如果音頻不佳的化，遠端的人會聽不清楚，重要的是在會議室安裝一個永久的更加高質量的音頻設備，無論是USB擴音器還是其他產品，這在會議室當中都非常有效，提供增強的音頻功能，視頻能夠讓會議更生動，但是如果沒有良好的音頻，團隊的成員將很難有相互分享想法的可能；

　　鑒于許多部署了成百上千臺這些設施，標準化也應該成為首要的任務，雖然，一些小型會議空間可能會稍微復雜一些，比方說哪些協作系統示例的空間，他們越是保持合理的一致性，就越容易方便使用跟管理，有一個需要進行培訓的定制會議是另一碼事，但是如果您要嘗試在整個組織中進行補助，那么重復操作就很重要，否則，公司會面臨采用率低的分享；更新這些空間的挑戰之一便是處理已經存在的固有元素，很難知道某些組建是否適合建筑環境，因為變量太多了，顯示器的類型，其與輔助的設備、電源的插座、家具、數據丟失的兼容性，每個都對能夠安裝的新技術產生一些影響，當您開始一個小型會議空間的換新項目時，首先需要考慮的是：我該怎么創建一個不需要大量房間修復或家具更改的解決方案？因為如果底板中的導熱已經裝滿了數據線，那么這些導線就不能用作平面屏幕和辦公桌之間的電纜路徑了，設備件僅僅是一部分，其實際上關于怎么在現有的設施中實施該設備，這一點使這些升級和換新項目具備了十足的挑戰性；

　　隨著組織需求的變化，對這些空間構成的進行改變也是一個問題，當公司想要幾乎沒有什么功能的“靜態”空間轉換成為更加動態的會議空間時會發生什么？或者，如果是希望將一個舊的會議室改造成為正式的會議室，如果您看一下企業界，我們現在的工作很多空間，其中有數百個用途不確定的房間，在項目開始時以某種方式定義其用途，但是一個小型會議室可能變為辦公室，在幾年內還可能變成會議室，用傳統的技術很難適應這種情況，除非每次發生這種情況，你基本上是在做一個建筑項目或者是一個完整的安裝重新設計項目，然而，房間的靈活性增加了公司房產的價值；有許多的大型企業都遵循更新周期，但是技術經理也可能希望盡可能的讓他們的會議室提供不過是，這并不是長期可行的，但是，通過一個可靠的協作平臺，升級變得有點沒有實際意義了，大多數組織已經就他們想要投資的協作平臺做出了戰略決策，然后他們在會議室中所做的一切都集中在于標準的整合上，重要的選擇適合您所選平臺的技術支持，制造商在使其技術能夠支持多種平臺方面做得很好，有一些例外，但是在大多數情況下，制造商正在試圖兩處一個與平臺無關的立場；

　　標準化、用戶友好的小型會議空間是推動以及采用的關鍵，視頻音頻系統集成商提供培訓服務，幫助用戶在了解這些空間中部署的技術以及如何將其融入到工作的流程當中它，如果他們是白板用戶，就培訓他們怎么使用白板，亦或者他們喜歡便利貼，一些協作技術具有便利貼功能當你不適用房間時，你不必將所有的便利貼都從墻上去下，你可以關閉你的應用程序并且隨身攜帶他們。